Trộn thư (Mail Merge trong excel) là 1 trong những công cố kỉnh vô thuộc tiết kiệm thời gian khi nên gửi một lượng thư lớn. Nó góp bạn mau lẹ tạo một lá thư, thư điện tử hay tựa thư trong Word bằng cách hợp nhất thông tin bạn bao gồm trong trang tính Excel. Học excel cải thiện Online đang cung cấp cho mình tổng quan lại của công dụng này và khuyên bảo trộn thư theo từng bước.Bạn vẫn xem: liên kết dữ liệu từ excel sang trọng word dùng mail merge

Nền tảng trộn thư:

Trộn thư (mail merge trong excel) hoàn toàn có thể trông khó khăn, tuy thế trên thực tế quá trình này khá đối chọi giản.

Bạn đang xem: Trộn thư từ excel sang word

Dể giúp cho bạn hiểu sâu hơn, quá trình trộn thư tất cả 3 tài liệu:

Văn bạn dạng Word cất mã ứng với từng phần cầm thể.Tệp mối cung cấp trộn thư Excel chứa thông tin người nhận, từng hàng là một trong người nhận.Bản Word sau cuối với thư, email, bao thơ hoàn chỉnh.

 Chuẩn bị trang tính Excel đến trộn thư:

Khi các bạn trộn thư (mail merge vào excel), tệp Excel sẽ tiến hành kết nối với tư liệu trộn thư của Word. Microsoft Word đang lấy tên, địa chỉ cửa hàng và các chi tiết khác của fan nhận trực tiếp từ bảng tính Excel.Vì vậy, trước lúc bắt đầu, hãy chắc chắn là rằng tệp Excel đang có tất cả thông tin bạn muốn bao tất cả tên, họ, lời chào, mã bưu điện, địa chỉ… Nếu bạn muốn thêm nhiều showroom liên hệ hoặc tin tức khác, chúng ta nên đổi khác hoặc bổ sung bên trang tính Excel trước khi trộn thư.Những điều đặc trưng cần kiểm tra:Các cột trong bảng tính Excel đề nghị khớp với các phần bạn có nhu cầu sử dụng khi trộn thư. Ví dụ: nếu bạn muốn xưng hô với người đọc bởi Tên, hãy chắc chắn rằng đã tạo hai cột họ cùng tên riêng rẽ biệt. Nếu bạn có nhu cầu sắp xếp tên tín đồ nhận theo bang hoặc thành phố, khẳng định rằng bạn đã có hai cột Bang và tp riêng biệt.Nếu tệp Excel bao hàm ngày, giờ, giá trị tiền tệ hoặc mã bưu điện bắt đầu hoặc xong bằng 0, hãy định dạng đúng số, số ngày và đơn vị tiền tệ.Nếu các bạn tạo trang tính Excel bằng phương pháp nhập thông tin từ tệp .csv hoặc tệp .txt, hãy thực hiện Text Import Wizard.

Cách trộn thư từ Excel thanh lịch Word:

Khi kết thúc và kiểm tra lại trang tính Excel, bạn đã chuẩn bị sẵn sàng để trộn thư. Trong lấy ví dụ như này, họ sẽ trộn thư với một list người dấn trong Wrd 2010, tương tự cho Word 2013.

Nếu bạn đã soạn thư sẵn một lá thư, bạn cũng có thể mở một tư liệu Word hiện tại có, hoặc sản xuất một tư liệu mới.Chọn các loại trộn thư bạn muốn. Vào thẻ Mailings > Start Mail Merge và chọn kiểu trộn thư – thư (Letters), email (E-mail Messages), tem thư (Labels…), phong bì (Envelopes…) hoặc tài liệu (Normal Word Document). Vào ví dụ, họ chọn Letters.


*

Chú ý. nếu tùy lựa chọn MS Excel Worksheets via DDE (*.xls) ko hiển thị, đánh dấu chọn Select All ở góc dưới bên trái.

Nhấn vào Entire Spreadsheet, và OK.


*

Bây giờ bạn có thể tiếp tục trộn thư như biện pháp thông thường.

Chú ý. Phòng dự phòng những thông tin hiển thị những lần bạn mở tệp dữ liệu, quăng quật chọn Confirm tệp tin format conversion on open (Word Options >Advanced >General) sau khi kết nối với list thư.

Định dạng ngày tháng, giờ, số với tiền tệ khi trộn thư vào Word

Nếu bạn muốn định dạng số, ngày tháng tốt tiền tệ theo rất nhiều cách khác cùng với tệp nguồn trộn thư Excel, chúng ta cũng có thể thực hiện trực tiếp vào văn phiên bản Word.

Chọn vùng trộn thư muốn thay đổi định dạng. Chúng hoàn toàn có thể là Date, Currency, Percent hoặc các vùng khác.Nhấn Shift + F9 nhằm hiển thị mã vùng. Ví dụ, các bạn chọn vùng Currency, bạn sẽ thấy MERGEFIELD CURRENCY.Thêm giữa những mã hình trong số bảng dưới đây. Ví dụ, nếu bạn muốn 3000 xuất hiện thêm thành $3000, thêm # $,0 cùng mã sau đã hiển thị: MERGEFIELD CURRENCY# $,0Nhấn F9 để cập dấn vùng. Sau đó nhấn Shift + F9 giúp xem kết quả.

Định dạng số lượng, đơn vị tiền tệ cùng phần trăm

Mã hìnhMã vùng đầy đủVí dụMô tả
# 0MERGEFIELD CURRENCY# 03000Làm tròn số
# ,0MERGEFIELD CURRENCY# ,03,000Làm tròn số cùng với phân sách phần ngàn bằng dấu phẩy
# ,0.00MERGEFIELD CURRENCY# ,0.003,000.00Số cất hai chữ số thập phân và ngăn cách phần ngàn bằng dấu phẩy
# $,0MERGEFIELD CURRENCY# $,0$3,000Làm tròn đô la với dấu phẩy chia cách phần ngàn
# $,0.00MERGEFIELD CURRENCY# $,0.00$3,000.00Dollar chứa hai chữ số thập phân và phân cách phần ngàn bằng dấu phẩy
# “$,0.00;($,0.00);’-‘”MERGEFIELD CURRENCY# “$,0.00;($,0.00);’-‘”($3,000.00)Kí hiệu độ-la, vết ngoặc có nghĩa là số âm cùng một lốt gạch nối đến giá trị 0
# 0.00%MERGEFIELD PERCENT# 0.00%1.00%Phần trăm đựng hai chữ số thập phân
# 0%MERGEFIELD PERCENT# 0%1%Làm tròn phần tram

 Chú ý. Thay vày kí hiệu $, bạn có thể thay bởi ký hiệu chi phí tệ không giống € hoặc £.

Định dạng ngày tháng và thời gian

Mã hình Ngày tháng/Thời gianVí dụ
“HH:mm:ss”10:45:32

Bạn rất có thể sử dụng d, M, y cho ngày tháng và giờ, tuy nhiên nhớ rằng M đại diện cho tháng còn m thay mặt cho phút.

Thay đổi format của ngày tháng cùng giờ hiện tại:

Nếu các bạn thêm vùng DATE TIME hiển thị thời gian hiện trên trong văn bạn dạng trộn thư, bạn có thể thay đổi định dạng của chúng.

Chọn vùng Date hoặc Time bạn muốn thay thay đổi định dạng.Nhấn Shift + F9 để hiển thị mã vùng. Nếu bạn chọn vùng Date, bạn sẽ thấy DATE “M/d/yyyy”Nhấp buộc phải vào vùng và lựa chọn Edit Fields từ list tùy chọn.


*

Trong vỏ hộp thoại Field, bảo vệ rằng ô Field names được định dạng Date. Chọn định dạng mong ước trong Date formats và nhấn OK.


*

Chú ý. Nếu bạn muốn giữ nguyên format khi cập nhật, lưu lại chọn Preserve formatting during updates ở góc trái dưới cửa sổ vỏ hộp thoại.

Phím tắt Mail Merge:

Phím tắtChức năng
Alt + F9Mở tất cả vùng cần điền và hiệu quả trong văn phiên bản trộn thư
Shift + F9Hiện ra mã của rất nhiều chỗ trống
F9Cập nhật chỗ trống được chọn. đặt con trỏ vào bất cứ ô trống nào cùng nhấn F9 để cập nhật
F11Đến nơi trống đề nghị điền sau
Shift + F11Đến khu vực trống buộc phải điền trước
Alt + Shift + EChỉnh sửa văn bản trộn thư. Chú ý: điều đó sẽ ngắt liên kết giữa tệp Excel với văn bạn dạng Word, nguồn trộn thư vẫn không auto cập nhật nữa.
Alt + Shift + FChèn vùng trộn thư new từ mối cung cấp trộn thư
Alt + Shift + MIn văn bản trộn thư
Ctrl + F9Chèn thêm một vị trí trống
Ctrl + F11Khóa địa điểm trống đề nghị điền. Tác dụng sẽ ko được cập nhật khi thông tin nguồn của Excel ráng đổi.
Ctrl + Shift + F11Mở khóa vị trí trống bắt buộc điền. Kết quả chỗ trống sẽ được update lần nữa.
Ctrl + Shift + F9Bỏ link chỗ trống đề nghị điền. địa điểm trống sẽ tiến hành xóa vĩnh viễn ngoài văn bản và sửa chữa bằng giá trị hiện tại hiển thị dưới định dạng bình thường.
Alt + Shift + DChèn tháng ngày hiển thị theo ngày tháng hiện tại
Alt + Shift + PChèn số trang
Alt + Shift + TChèn thời hạn hiển thị theo thời hạn hiện tại
Alt + Shift + LChèn số vật dụng tự

Mong rằng với bài viết này, sẽ giúp mang đến các bạn có thể tạo thư auto từ tài liệu Excel sang Word – anh tài trộn thư Mail Merge một cách dễ dàng nhất. Để có thể trau dồi kiến thức từ cơ bản đến nâng cấp về Excel các bạn hãy đăng kí thâm nhập ngay những khóa học tập word excel cấp tốc với các chuyên viên có nhiều năm gớm nghiệm về Excel sẽ hướng dẫn các bạn một cách tận tình nhất với giá thành cực hấp dẫn.

Xem thêm: 6 Nguyên Tắc Bán Hàng Có Tâm ", Kinh Doanh Phải Có Tâm, Bán Hàng Phải

Nguồn: Ablebits, dịch cùng biên tập bởi loanthehongnhan.vn Online.

Ngoài ra để vận dụng Excel vào quá trình một cách kết quả thì chúng ta còn đề nghị sử dụng giỏi các hàm, những công cụ khác của Excel:

Một số hàm cơ bản thường chạm mặt như:

SUMIF, SUMIFS để tính tổng theo một điểm kiện, các điều kiệnCOUNTIF, COUNTIFS nhằm thống kê, đếm theo một điều kiện, những điều kiệnCác hàm xử lý dữ liệu dạng chuỗi, dạng ngày tháng, dạng số…Các hàm dò search tham chiếu Index+Match, hàm SUMPRODUCT…

Một số công cụ hay được sử dụng như:

Định dạng theo đk với Conditional formattingThiết lập đk nhập tài liệu với Data ValidationCách để Name và thực hiện Name vào công thứcLập report với Pivot Table…

Rất nhiều kiến thức phải không nào? toàn bộ những kỹ năng này các bạn đều có thể học được vào khóa học EX101 – Excel trường đoản cú cơ bản tới chăm gia của học Excel Online. Đây là khóa học giúp đỡ bạn hệ thống kiến thức một phương pháp đầy đủ, đưa ra tiết. Hơn nữa không hề có số lượng giới hạn về thời hạn học tập nên bạn có thể thoải mái học bất cứ lúc nào, dễ dàng tra cứu vớt lại kỹ năng khi cần. Hiện thời hệ thống đang xuất hiện ưu đãi siêu lớn cho bạn khi đăng ký tham gia khóa học. Chi tiết xem tại: loanthehongnhan.vn.Online